コロナ禍により、多くの企業でテレワーク化が進んでいます。従業員の健康状態が把握しにくくなるなか、企業の健康管理体制も新たに整えていくことが重要です。そこで、従業員の健康管理において重要な「健康診断業務」の課題と、効率化のポイントを紹介します。
※本記事は、10月29日に当社アドバンテッジ リスク マネジメントが実施した「健康診断業務の効率化を実現！従業員の健康管理セミナー」の内容を編集して配信しています。
目次
働き方の変化に伴う従業員の健康課題
まず、コロナ禍における働き方の大きな変化の1つとして、テレワークの普及が挙げられます。東京都が実施したテレワーク導入実態調査によると、約2,000社のうち約6割の企業がテレワークを導入していることが明らかとなっています。これは大企業だけではなく、中小企業も含めて昨年から大幅に増えている状況です。
さらに、そのうち8割を超える企業が効果を実感し、今後もテレワークを継続する意向があることが分かりました。また、テレワークの定着や拡大のために必要なこととして、ペーパーレス化、コミュニケーションツールの導入、そしてサテライト整備という回答が上位となっています。
こうした状況のなか、従業員の健康管理に関して当社が実施したアンケートから、主に4つの課題が見えてきました。
（1）会社としての介入範囲が曖昧
従業員が自身の健康状態について報告する義務はないため、私生活の過ごし方まで介入しにくいという現状があります。
（2）健康状態の把握やリスク検知ができない
テレワーク下では、社員の健康状態が把握しにくいことや、メンバー同士の交流も希薄化するため、不調者の早期発見が難しくなります。
（3）テレワークで生活習慣の乱れが懸念される
食生活の乱れや運動不足による体調の変化、そして不安や孤独感等によるメンタルヘルス不調が発生する可能性があります。
（4）会社が主体となった健康維持・増進活動ができない
従来のような健康増進コンテンツを従業員に提供することが難しく、健康への取り組み推進に課題を感じている企業が多いようです。
今後もテレワークを継続する企業が多いことから、これらの健康課題には継続的に対応することが重要になるでしょう。
産業保健分野もデジタル化への移行が進む
続いて、企業の健康管理体制のあるべき姿について考えていきましょう。会社には健康管理に関して法律上の義務や努力義務が課されています。テレワーク下においても、そうした点を考慮して健康管理体制を整備していくことが必要です。
ただしコロナ禍を受け、一部変更になっている点もあります。ひとつは、安全衛生委員会について通信機器を利用した開催を認める概要が記載され、安全衛生委員会のWeb開催が可能となりました。
もうひとつは、行政手続きにおける押印等の見直しやオンライン利用率の向上が求められるなか、健康診断の報告書などに産業医の押印が不要になったことです。
またデジタル庁の新設など、今後はあらゆる領域でアナログ管理からデジタル管理への移行が活発化するでしょう。産業保健の分野はこれまで紙ベースでのアナログ管理が中心でしたが、今後はこうした政府の動きに合わせて、デジタル管理への移行が急速に推進されることが想定できます。
健康管理体制の整備については、産業医や保健師、看護師といった産業保健スタッフとの連携が求められます。産業保健スタッフの活動を従業員へ十分に周知し、身近にいる専門家と協力して健康管理を行っていくことが必要です。
企業の健康診断業務の実態
デジタル化が急速に進展している世の中ですが、当社が10/29開催のセミナー参加者に行ったアンケートによると、健康診断業務においてシステムでの管理を行っている企業は全体の3割にとどまっています。
残りの7割に関しては、紙または表計算ソフトの管理のみとなっており、未だアナログ管理が中心になっている印象です。また、健康診断業務について、課題に感じている点を調査したところ大きく以下の4つにまとめられます。
（1）健康診断受診率がなかなか向上しない
人事担当者の受診勧奨業務や、従業員側の予約作業が共に煩雑で、受診率に影響が出ているようです。また、早期に予約・受診完了をして、再検査の受診勧奨を早めに行いたいという要望もあります。
（2）健康診断結果が一元管理できていない
紙管理が中心で非効率であること、さらにテレワーク環境下で対応が困難になっています。提携医療機関が多く、そして複数の事業所の状況を把握する必要があり、業務が複雑化していることも問題です。
（3）要フォロー者への対応をいち早く行いたい
対象者に対して再検査の勧奨をスムーズに行い、再検査の受診率を向上させたいというニーズがあります。しかし、会社がどこまでフォローできるか、対応の難しさを感じている企業が多いようです。
（4）健康診断結果を有効活用して、健康施策に役立てたい
会社全体の健康状態を見て、各組織で改善活動を実施したいという意見、そしてアナログ管理の資料をデータ化・分析して改善施策を検討したいという声が多く見られました。
システム導入により、健康診断業務の効率化やデータ管理が可能に
このような背景から、テレワーク下での健康管理には、健康診断の予約や、結果の管理ができるシステムの導入が有効だと考えられます。
「健康診断予約システム」は、インターネット上で健康診断予約や受診承認書の自動発行などが可能なシステムです。導入することにより、管理者側は申込受付業務の簡素化、予約状況の確認の効率化が可能です。
そして従業員の予約状況を把握できることから、受診勧奨が容易にでき、受診率向上が期待できます。また従業員にとっては、インターネットで24時間いつでも予約できる便利なシステムです。
また「健康診断結果管理システム」は、受診結果をデータベース化し、インターネット上で閲覧や管理ができます。健康診断の結果を電子データ化して一元管理することで、事務作業の効率化につながります。
さらに各種データの抽出や経年管理により、要フォロー者への対応の即時化や、健康施策の検討もスムーズにおこなうことができます。受診者も、マイページ上で健康状態の変化を確認することができます。
まとめ
企業の健康管理体制の変化と課題、そして健康診断業務の効率化を実現する方法についてお伝えしました。テレワークの普及により、従来のような紙・表計算ソフトでの健康診断結果の管理のままでは、すぐに対応できない課題も顕在化しています。
これからは、今まで以上に人事と産業保健スタッフがしっかりと連携し、従業員の健康管理を行うことが必要です。そうした体制を整えるためには、オンラインツールの活用をお勧めします。
なかでも重要な健康診断業務においては、業務効率化やデータの管理・分析ができるシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
参考文献
[東京都産業労働局]テレワーク導入実態調査結果
https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/09/14/documents/10_01.pdf
株式会社アドバンテッジリスクマネジメント
産業保健推進部
