健康診断業務は従業員の健康維持・増進だけでなく、健康経営の推進にも大いに役目を果たします。しかし、健診や再検査の受診連絡、健診結果のデータ管理など、担当者の負担が大きいのも事実です。
そこで重要なのが健診業務のシステム化・データ化です。健診結果のデータ化や健診予約のシステム化によって大幅な業務工数の削減に留まらず、健康経営の推進において様々なメリットを享受することが期待できます。本記事では、健診業務のシステム化によって何が可能になるのか、事例も交えて詳しくご紹介します。
目次
健診業務の膨大な事務負担、多くの担当者が悩んでいます
法律で義務付けられている健康診断の実施ですが、担当者や企業はどのような課題を抱えているのか、見ていきましょう。
健康診断業務における企業の課題
健康診断業務で企業が抱えやすい課題としては、以下のような点があげられます。
- 健診受診率がなかなか向上しない
- 健診結果の一元管理ができていない
- 未受診者、再検査対象者への受診勧奨や対応に手間がかかる
- 法令遵守業務が多いため、工数が増えてしまう
まず健診受診率が思うように向上しない点については、従業員側の予約作業や人事担当者側の受診勧奨に手間がかかることから、健診受診率に影響が出ている可能性が考えられます。
また、健診結果を紙や表計算ソフト等で管理していたり、複数の事業所を抱えたりしている場合には、健診結果を一元管理できていないため、非効率的な運用になってしまいます。情報の把握がスムーズにできておらず、確認作業に時間を取られてしまうため、要フォロー者への対応に遅れが出るという声もあがっています。
もっとこうできたらいいのに……担当者の要望とは？
近年当社に寄せられる健康診断業務担当者のニーズとして、大きくは新型コロナの影響から変化した労務環境への対応があげられます。
例えば、リモートワークが増えて従業員の健康管理が難しくなり、その結果受診率が低下したという企業もあります。健診を受けるためだけにわざわざ出勤してもらうのではなく、従業員の居住地域で受診させたいといった要望もあります。
その他、健康経営にかかわる認定の取得を目指している企業では、調査票を作成する際に紙媒体の健診結果をデータ化して分析する必要があるため、一連の作業にかなりの手間やコストがかかる点を課題感として挙げています。スムーズな管理と運用を求めていることが伺えます。
Excel・紙での運用率、70％以上。
2022年に当社アドバンテッジリスクマネジメントが開催したセミナー参加者へのアンケート結果によると、回答企業の70％以上が表計算ソフトや紙媒体での管理を行っていることがわかりました。
表計算ソフトや紙での運用といったアナログな管理体制では、先述の業務課題を解決することは難しいでしょう。健康診断業務の最大の課題は 「業務効率化」です。健康診断の予約や、結果の管理などをまとめてシステム化・データ化することが重要です。
健診管理システムで何が変わる、何ができる？
健診業務の効率化には、健診管理システムの導入を検討してみましょう。「健診予約のシステム化」と「健診結果のデータ化」を構築する当社サービス「アドバンテッジ ヘルスケア」をベースに、システム化の概要やメリットについて詳しく解説します。
当社アドバンテッジリスクマネジメントが提供する健康管理システム「アドバンテッジ ヘルスケア」を活用すれば、健康診断の予約・結果管理・産業保健スタッフとの連携など健康診断業務全体をシステム化、データ化できます。担当者の負担軽減につながるだけでなく、大幅なコスト削減にも結びつけられます。
健診予約システムとは
健診予約システムとは、webで健診予約や受診資格の自動確認、受診承諾書の自動発行などが行えるシステムです。アドバンテッジ ヘルスケアの健診予約システムでは、全国2,800以上の健診機関のネットワークを活用して健診予約管理業務を代行しています。健診管理業務においては、以下の業務を代行できます。
- 健診機関との契約代行
- 健診費用精算代行
- カスタマーサービス（web環境がない方の予約代行）
- 未予約者勧奨サービス
- リマインドサービス
どれも手間がかかる業務ですので、担当者の負担軽減に大きく役立つでしょう。
健診結果管理システムとは
アドバンテッジ ヘルスケアの健診結果管理システムでは、健診結果票を入力してデータベース化し、webで最新の健診結果や過去のデータを閲覧、管理できます。異なる医療機関を受診しても同じ基準で健康状態を一目で確認できます。健診結果管理システムにおいては、以下の機能を利用できます。
- 健診機関との契約代行健診結果表のデータ化による事務作業の効率化
- 健診費用精算代行健診結果の経年管理
- カスタマーサービス（web環境がない方の予約代行）労基署に提出用のデータ集計
- 未予約者勧奨サービスどの医療機関を受診しても統一基準で健康レベルを確認
- 受診勧奨を容易にするリマインドサービス未受診者の抽出機能
データを一元管理すれば業務の効率化につながり、企業・従業員の双方にとって負担の軽減を図れるでしょう。
圧倒的な効率化！企業側のメリット
健診予約システムを導入すれば、企業側の健診予約業務を軽減化・簡素化することができるため、予約業務の手離れにつながります。また、未予約者の把握や受診勧奨のメール配信といった作業も容易に行うことが可能になります。複数の医療機関での受診が可能になるため、受診率のアップも期待できるでしょう。
健診結果管理システムにおいては、健診結果を自社システムに入れてデータベース化できるため、事務作業の効率化を実現できます。検索機能による用途に沿ったデータ抽出や統一判定基準の設定が可能なため、集計・データ分析もスムーズに行うことができるようになるでしょう。
企業側の導入メリットとして最も大きいのは業務効率化になりますが、それによって受診率の向上やより効果的な健康管理の実現も期待することができるでしょう。
手間が無くなる！利用者側のメリット
利用者側が得られるメリットとしては、webで予約できる医療機関ならば、24時間いつでも健診予約が行える点があげられます。また年齢や条件によるコースが表示されるため、適切な健診コースを予約できることもメリットです。
健診受診後はいつでも健診結果を閲覧できるため、従業員の健康意識向上を期待することができます。印刷も可能なため、健診結果情報が必要なときにもすぐに活用ができます。
導入による効率化・工数削減の事例
「アドバンテッジ ヘルスケア」を導入すれば、健診業務に関する工数を削減して業務の効率化につなげられます。そこで具体的な事例を紹介しましょう。
予約業務や管理業務を何十日分も削減可能
健診予約システムの導入で健診の予約を人事ではなく本人がすることになると、受診前の予約関連業務（社内の予約希望調整やキャンセル対応、未受診者への受診勧奨等）に関する工数を大きく削減できます。従業員数1,000人の企業において、システム導入前は425時間かかっていた業務時間が導入後には105時間となりました。年間320時間、1日7.5時間とした場合は42日分の削減効果を得られています。
また健診結果管理システムの導入で、受診後の健康管理業務（健診結果のデータ化や有所見者チェック、二次健診受診勧奨等）においても大幅な工数削減が期待できます。紙媒体や表計算ソフトによる管理からシステム管理に移行できたため、システム導入前は876時間かかっていた作業が導入後には100時間まで短縮できました。こちらも時間にして年間776時間、1日7.5時間とすると103日分の削減となっています。
このようにシステムの導入によって、健診業務時間の大きな削減効果が得られていることがわかります。
当社アドバンテッジリスクマネジメントが提供する健康管理システム「アドバンテッジ ヘルスケア」を活用すれば、健康診断の予約・結果管理・産業保健スタッフとの連携など健康診断業務全体をシステム化できます。担当者の負担軽減につながるだけでなく、大幅なコスト削減にも結びつけられます。資料請求・お問い合わせはこちらから。
システム導入による具体的な活用例
アドバンテッジ ヘルスケアを導入した従業員数約1,4000人のA社では、システムを導入する前には以下の課題を抱えていました。
【健康状態の改善に関して】
- 従業員の平均年齢の高まりによる健康リスクの増大
- 健診後のフォロー体制の不足
【健康経営のための集計と分析に関して】
- 健康経営に向けた施策が不明確
- データ集計の限界と分析の不足
【健康状態の一元管理】
- 健診やストレスチェック結果などをまとめて管理したい
しかし、アドバンテッジ ヘルスケアの導入によって、従業員専用ページの提供による健康状態の可視化や、タイムリーな保健指導・面談の実施が可能になり、従業員の健康状態改善に繋がりました。
また、健康状態の経年変化の管理は勿論のこと、容易なデータ抽出と分析によって課題と施策が明確化し、健康経営においても大きな進展を見せています。
ストレスチェックも当社の「アドバンテッジ タフネス」の導入が決まり、DXプラットフォーム上での一元管理の実現に近づくなど、システム導入前の紙で管理していた頃と比べて効率的かつ多角的な運用へと移行しています。
効率化だけじゃない。データ活用によって一段上の健康経営へ
システムの導入は業務の効率化だけでなく、データ活用によって健康経営への取り組みをさらに多様化できます。健診結果をデータ化すれば、様々な方法で健康課題の分析・活用を行えるようになるのです。そこで、主な分析方法をご紹介します。
問診票で従業員の生活習慣の状況を把握できる
まずは「問診票」から分析する方法を見ていきましょう。従業員の問診票データと全国平均データを比較すれば、自社の課題が浮き上がってきます。厚生労働省が公表している「令和元年 国民健康・栄養調査」のデータと比較すると、自社の従業員の喫煙率や飲酒率、休暇の取得率が全国平均と比べてどの程度なのかがわかります。全国平均に対して相対的に悪い数値が自社の対応すべき課題として把握することができ、今取り組むべき施策につなげられるはずです。
有所見率から自社の健康課題を分析できる
「有所見率（受診者のうち、何らかの異常の所見が認められた者の割合）」から自社の健康課題を分析する方法もあります。この場合には、労働基準監督署に提出している「定期健康診断結果報告書」から有所見率を計算します。その上で、検査項目ごとの有所見率を全国平均データ（令和3年度 労働衛生のハンドブックなど）と比較してみましょう。
有所見で、かつ全国平均と比較して数値が悪い項目は企業としても早急に取り組んでいく必要があるでしょう。それを効率的に可視化し、必要な対策を講じる上でも、有所見率におけるデータ分析は有効な観点と言えます。
見えてきた課題にPDCAを回すためのデータマネジメントシステムをご紹介
健康経営を推進する上で、「効率的なデータの集約」と「PDCAサイクルの実践」で悩まれている担当者が多くいらっしゃいます。これを健康経営のプロセスにおいて言い換えると、「データ管理の壁」「戦略性の壁」「PDCA継続の壁」になります。
【データ管理の壁】
ストレスチェックや健康診断などの各種データの取得と管理にかかる工数が多いため、本来取り組むべき健康課題への取り組みに支障が出ている。
【戦略性の壁】
扱うデータの数・種類が多く、取り組むべき課題の洗い出しや優先順位づけが難しい。
【PDCA継続の壁】
施策の効果検証に手間がかかる。効果検証まで手が回らず、戦略・戦術の見直しが図れない。
【データ管理の壁】に関しては、一元管理による事務工数の削減で健康課題の解決に割ける時間を生み出すことができます。【戦略性の壁】はアウトプット・アウトカムを意識した各種データのクロス分析により、取り組むべき課題の示唆、打ち手の優先順位をつけやすくすることが可能になります。【PDCA継続の壁】に関しては、パルス調査によるデータ取得で、効果検証をタイムリーに負荷なく実施することが期待できるでしょう。
そこで役立つのが、当社アドバンテッジリスクマネジメントが提供する「アドバンテッジ ウェルビーイング DXP」です。
組織・個人の状態の全体像を把握し、最適な施策実行へと導くとともに、その後の結果把握・効果分析まで網羅的に対応するデータマネジメントプラットフォームです。
任意の条件で従業員を絞り込み、分析できる「カスタムリスト」機能、DXP内の属性に貴社独自の指標を含む様々な因子を自由に掛け合わせてレポーティングできる「カスタムレポート」機能によって、様々な健康状態や特性を持つ従業員ごとに、フィジカルデータとメンタルデータを掛け合わせるなど、より本質的な健康経営課題の分析と改善をサポートします。
さらに、DXPは分析だけでなく、課題解決までの一連のPDCAサイクルに伴走します。一般的なデータマネジメントプラットフォームでは、課題を把握できても、PDCAサイクルを自社で回さなければならず、リソースが不足していると課題解決につなげにくい可能性があります。「アドバンテッジウェルビーイング DXP」では、課題の把握だけでなく、PDCAサイクルも同時に行うため、効率的に健康課題を解決する助けになります。資料請求はこちらから。是非お気軽にお申込みください。
分析によって必要と判断された施策に関しても、当社では様々なテーマにおける各種ソリューションをご用意しておりますので、施策実施においてもご相談ください。
まとめ
健診業務を効率化するには、健診管理システムを導入することが不可欠です。「アドバンテッジ ヘルスケア」なら、健診予約や未予約者への対応、データの管理分析などを網羅的に行える仕組みを提供するため、業務負担の軽減につながります。
また自社が抱える健康課題を根本的に解決するには、課題の把握だけでなく、PDCAサイクルの継続的な運用が欠かせません。その点「アドバンテッジ ウェルビーイングDXP」なら、膨大なデータを集約して一元管理できるので健康課題を効率的に把握し、解決に向けた施策の立案や実施に時間を割けるようになるでしょう。組織や個人の課題に対する具体的なアクションを提示し、健康経営の促進に役立ちますので、ぜひ導入を検討してみてください。
